ปีที่ ๘๙ เล่มที่  ๗ กรกฎาคม พ.ศ. ๒๕๔๙
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กองทัพเรือ
กผค.สบ.ทร.
 
หน้าที่ 2

แนวทางการปฏิบัติ
     การปฏิบัติงานสารบรรณธุรการจะดำเนินการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงาน สารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติมประกอบด้วย การรับ การส่งหนังสือ การแยกหนัง สือ การส่งต่อหนังสือฯลฯ โดยกรมสารบรรณทหารเรือได้กำหนดแนวทางการปฏิบัติงานตาม ระบบฯ ดังนี้
      ๑. กรมสารบรรณทหารเรือได้จัดส่งหนังสือเวียน และหนังสือที่เป็นอนุมัติของกองทัพเรือ ให้แก่หน่วยเกี่ยวข้องทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยหน่วยขึ้นตรงกองทัพเรือจะไม่ได้ รับสำเนาหนังสือที่เป็นเอกสารเจ้าหน้าที่ธุรการของหน่วยจะต้องคอยตรวจสอบ และลงรับเรื่อง ในรายการ " รับหนังสือ"  สำหรับหนังสือเวียนต่างๆ    หน่วยและข้าราชการสามารถเข้าดูได้ที่
" งานส่วนบุคคล/บอร์ดประกาศ"
      ๒. หนังสือราชการที่ไม่มีชั้นความลับกรมสารบรรณทหารเรือจะนำลงในระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ ทั้งในรายการ "บอร์ดประกาศ" เพื่อให้สามารถรับทราบเรื่องได้โดยถ้วนทั่วและ นำลงในรายการ "รับหนังสือ"  เพื่อให้ธุรการหน่วยลงรับในระบบฯ  เพื่อเป็นหลักฐานในขณะ เดียวกันก็จะปรับลดจำนวนการส่งสำเนาหนังสือราชการลงเพื่อเป็นการประหยัดกระดาษ และ ประหยัดค่าเช่าใช้เครื่องถ่ายเอกสาร
      ๓. การแยกหนังสือราชการให้กรมส่วนบัญชาการกรมสารบรรณทหารเรือ จะส่งหนังสือ ราชการที่ได้รับจากหน่วยต่างๆ  ทั้งภายในและภายนอกกองทัพเรือที่ไม่กำหนดชั้นความลับ โดยทางระบบฯเช่นเดียวกับการลงสมุดส่งหนังสือ เจ้าหน้าที่ธุรการของหน่วยจะต้องคอยตรวจ สอบแล้วคลิกรับหนังสือเมื่อเรื่องที่เป็นเอกสารไปถึงหน่วย
การปฏิบัติของหน่วย
      
๑. เมื่อธุรการหน่วยได้รับหนังสือทางระบบฯ แล้วพิจารณาแยกเรื่องส่งให้หน่วยเกี่ยวข้อง ปฏิบัติให้สั่งพิมพ์ ประทับตรารับหนังสือ ส่งให้หน่วยเกี่ยวข้องปฏิบัติโดยส่งทางระบบฯ ทั้งนี้ต้อง "ลงชื่อรับ" และนำหนังสือไป  ลงทะเบียนรับ Ž ก่อน
      ๒. หนังสือราชการที่ต้องนำมาเวียนเพื่อทราบเมื่อลงรับแล้วนำไปลงทะเบียนทางระบบฯ ให้ธุรการหน่วยจัดทำบันทึก ๑ แผ่น ให้ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้หน่วยต่างๆ ปฏิบัติแล้วแต่กรณี เมื่อได้มีการสั่งการแล้วให้สแกนบันทึกสั่งการพร้อมแนบไฟล์ของเรื่องนั้นๆ นำไปลงใน" บอร์ด ประกาศ" หรือ "ส่งหนังสือ" ให้หน่วย/ข้าราชการทราบ ทางระบบฯ
      ๓. เมื่อหน่วยใดรับหนังสือราชการที่ส่งมาเป็นเอกสารให้ธุรการดำเนินการ"สร้างหนังสือ" ในระบบฯ จากนั้นจึงลงทะเบียนส่งต่อ หรือนำลงบอร์ดประกาศ
    
 ๔. หนังสือที่ได้รับทางระบบฯ ต้องคลิกรับเรื่อง และนำไปลงทะเบียนในระบบฯ ทุกเรื่อง ทั้งนี้การส่งต่อหนังสือให้เจ้าหน้าที่ธุรการของหน่วยลง "ส่งหนังสือ" ทางระบบฯ เพื่อให้สามารถ ตามเรื่องได้
      
จะเห็นว่าแนวทางการปฏิบัติของหน่วยดังที่กล่าวข้างต้น เมื่อผู้อ่านได้อ่านแล้วอาจจะยัง ไม่เข้าใจและมองภาพไม่ออก กรมสารบรรณทหารเรือจึงได้จัดวิทยากรออกไปทำการอบรม อย่างต่อเนื่อง โดยทำการอบรมให้ทั้งในระดับเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหาร รวมทั้งได้จัด ทำคู่มือการใช้โปรแกรมระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ใช้งานศึกษาและใช้งานได้ด้วยตน เอง ตลอดจนได้บรรจุวิชาการใช้ระบบฯ ไว้ในหลักสูตรต่างๆ ของโรงเรียนสารบรรณกรมสาร บรรณทหารเรือ เพื่อเป็นการปูพื้นฐานให้ผู้เข้ารับการศึกษาได้รับความรู้เพิ่มเติมในส่วนนี้ด้วย

ประโยชน์ของการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
  
 ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการนำเอางานสารบรรณธุรการ ได้แก่ การรับ การส่งหนังสือ การลงทะเบียนรับส่งหนังสือ การส่งต่อหนังสือ หรือการดำเนินการเกี่ยวกับเอก สารทั้งปวงผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ นั่นคือการนำคอมพิวเตอร์ที่มีการจัด ทำโปรแกรมไว้แล้วมาใช้กับงานสารบรรณธุรการ ซึ่งจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการบริหาร ราชการตอบสนองแนวทาง e - government ได้เป็นอย่างดี เนื่องจากเป็นการนำเทคโนโลยี สารสนเทศมาประยุกต์ใช้ส่งผลให้เกิดการพัฒนาระบบงานสารบรรณเข้าสู่มาตรฐาน ทำให้การ ปฏิบัติงานเป็นไปด้วยความรวดเร็ว มีความทั่วถึง และสามารถให้บริการข้อมูลได้ตลอดเวลา ลดข้อจำกัดในด้านเวลาและสถานที่ปฏิบัติงาน สามารถรับรู้ข่าวสารของทางราชการได้อย่าง รวดเร็วมีความสะดวกในการค้นหาติดตามงานลดขั้นตอนการทำงาน รวมทั้งลดความสิ้นเปลือง ของการใช้กระดาษ ตลอดจนลดค่าใช้จ่ายการทำสำเนาเอกสารจากการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร อีกด้วย ทำให้ประหยัดงบประมาณของทางราชการลงได้เป็นจำนวนมาก

สรุป
       
การปฏิบัติงานในยุคที่เทคโนโลยีสารสนเทศมีความเจริญก้าวหน้า จำเป็นต้องมีการ พัฒนาโดยการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้กับงานต่างๆ นอกจากจะเป็นการแบ่ง เบาภาระของกำลังพลที่ปฏิบัติงานแล้วยังจะทำให้งานต่างๆ สำเร็จเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ มนุษย์เราประสงค์จะให้เป็น กล่าวคือ มีความรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ ประหยัดทั้งเวลา งบประมาณ และกำลังคน รวมทั้งวัสดุต่าง ๆ ดังนั้น การนำเอาระบบงานสารบรรณธุรการ มาดำเนินงานโดยผ่านโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อใช้กับการรับ การส่งหนังสือ การลงทะเบียน รับ การลงทะเบียนส่ง การส่งต่อหนังสือราชการ ที่เรียกกันว่า ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์นั้น นับเป็นการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของกองทัพเรือที่ได้รับความร่วมมือจาก กรมอิ เล็กทรอนิกส์ทหารเรือในการพัฒนาระบบฯ โดยสามารถนำมาใช้กับงานสารบรรณธุรการ ซึ่ง เป็นภารกิจของกรมสารบรรณทหารเรือในฐานะที่เป็นหน่วยงานสารบรรณกลางของกองทัพเรือ จุดมุ่งหมายคือการใช้ระบบฯ ได้ทั่วทั้งหน่วยขึ้นตรงของกองทัพเรือ    และหน่วยเฉพาะกิจของ
กองทัพเรือ อันจะทำให้ผลการปฏิบัติงานในภาพรวมเป็นไปด้วยเรียบร้อย รวดเร็ว ลดความซ้ำ ซ้อน ประหยัดเวลากำลังพลและงบประมาณของทางราชการอย่างไรก็ตาม การดำเนินงาน ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันยังมีความจำเป็นต้องพัฒนา เพื่อให้การปฏิบัติงานมี ประสิทธิภาพยิ่งขึ้นต่อไป